Présentation de Microsoft Online Services

Passons maintenant à la gestion des utilisateurs à proprement parler. L'affichage de la liste des utilisateurs est fait par vue. Par défaut, il existe cinq vues :

• Tous les utilisateurs activés
• Administrateurs
• Utilisateurs désactivés
• Jamais connecté
• Utilisateurs dont les licences sont désactivées

Notons qu'il est possible de créer des vues personnalisées basées sur le titre, le service, la ville, le département/région ou le pays du profil de l'utilisateur. Les champs cités ne sont pas sensibles à la casse. Il est également possible de filtrer sur le type de compte (activé, désactivé, synchronisé, administrateur), sur le lieu d'utilisation, la date de dernière connexion et enfin sur le type de licence.

Nous allons maintenant créer des utilisateurs. Il existe trois méthodes pour cela. La première méthode est la création simple en cliquant sur Ajouter un nouvel utilisateur. La deuxième est l'import d'utilisateurs via un fichier CSV (Importer des utilisateurs à partir d'un fichier). Enfin, la troisième méthode est la synchronisation de votre annuaire Active Directory avec MOS. Je vais commencer par la première méthode puis la seconde. La synchronisation de l'annuaire fait partie de la migration de votre infrastructure vers MOS.

Pour créer votre premier utilisateur, je vais commencer par montrer comment créer un utilisateur manuellement. Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur. Les propriétés disponibles sont issues de celles que l'on peut trouver dans Active Directory. Remplissez les champs obligatoires. Choisissez le domaine que vous avez configuré précédemment. Notez que seuls des domaines vérifiés sont dans la liste des domaines.

Il faudra ensuite indiquer quel accès vous souhaitez donner à votre utilisateur (administrateur ou utilisateur). Vous pourrez choisir d'activer ou non votre utilisateur immédiatement. Enfin, vous pourrez sélectionner le pays dans lequel l'utilisateur se trouve. Le mot de passe n'est pas modifiable dans cet assistant.

Vous devrez ensuite sélectionner à quel service votre utilisateur aura accès. Ici, je n'ai que la suite BPOS, mais il peut avoir autant de services que d'offres auxquelles vous avez souscrit. Cela vous permet d'avoir des utilisateurs avec des services différents et donc des coûts différents. Vous aurez également le choix d'attribuer plus ou moins d'espace de stockage pour la boite aux lettres de l'utilisateur (de 256 Mo jusqu'à 25 Go). Finissez la création de l'utilisateur en cliquant sur Créer.

L'assistant vous proposera alors d'envoyer les identifiants par email avec tous les risques de sécurité que cela comprend. Le mot de passe sera envoyé en clair (pour que le destinataire puisse prendre connaissance de son mot de passe). Selon moi, il est préférable de communiquer ce mot de passe par téléphone ou directement en voyant la personne.

La liste d'utilisateurs vous montrera que votre nouvel utilisateur ne s'est jamais connecté. Le compte d'utilisateur devrait porter votre nom de domaine.

Je vais maintenant vous montrer comment importer des utilisateurs à partir d'un fichier de type CSV. Commencez par cliquer sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier. Comme nous allons créer un grand nombre d'utilisateurs, MOS doit savoir ce qu'il doit faire avec les mots de passe : les envoyer par email ou non.

Ensuite, il faut envoyer le fichier CSV contenant les utilisateurs. Vous devez utiliser le modèle fourni : si vous ne respectez pas l'entête CSV du modèle, votre fichier ne sera pas pris en compte. Voici un fichier modèle.

Sélectionnez votre fichier CSV et cliquez sur Suivant.

Le fichier est envoyé et vérifié. S'il est au bon format, vos utilisateurs devraient être identifiés. Vous pouvez contrôler la bonne interprétation de votre fichier en cliquant sur Consulter la liste des utilisateurs.

Ensuite, sélectionnez le lieu où se situent vos utilisateurs. Notez que vous ne pouvez pas choisir un lieu d'utilisation par utilisateur : il faudra envoyer différents fichiers CSV selon l'emplacement de vos utilisateurs.

Comme dans la création manuelle, il faut attribuer des services à vos utilisateurs. Sélectionnez également le quota de leur boite aux lettres.

Lancez l'importation en cliquant sur Créer.

Mon fichier CSV contenait mon utilisateur Article Developpez déjà créé donc cet utilisateur n'a pas pu être importé. En revanche, l'utilisateur My User n'existait pas dans MOS et donc sa création a eu lieu ainsi que la génération de son mot de passe temporaire.

Voici le fichier CSV que j'ai utilisé. Vous noterez la suite de virgules : vous avez le droit de ne pas remplir des champs. Les seuls champs obligatoires sont User Name, First Name, Last Name et Display Name. La présence des virgules est en revanche obligatoire sinon le fichier CSV sera mal formé et donc il ne sera pas importable dans MOS.

Par défaut, les utilisateurs importés via fichier CSV sont activés puisqu'il y a eu une action manuelle. Dans la partie migration, lorsqu'il n'y a pas d'action manuelle, les utilisateurs sont désactivés. Vous pouvez désactiver ces utilisateurs en modifiant leurs propriétés.

Vous pouvez modifier les utilisateurs en cliquant sur leur nom complet ou alors en cochant la case à côté d'eux et en cliquant sur Modifier les propriétés de l'utilisateur.

Il vous sera possible d'éditer toutes les propriétés de l'utilisateur et vous pourrez définir d'autres adresses de messagerie.
L'onglet Paramètres vous permettra de gérer le type d'utilisateur (administrateur ou non), d'activer ou de désactiver l'utilisateur et également de choisir le lieu où se situe l'utilisateur.
L'onglet Services vous permettra de sélectionner la licence attribuée à l'utilisateur.

Vous pourrez également modifier les propriétés de plusieurs utilisateurs à la fois. Cochez les utilisateurs à modifier, cliquez sur Modifier les propriétés de l'utilisateur. Vous pourrez alors éditer les propriétés pouvant être communes à plusieurs utilisateurs comme leur service, leur téléphone au bureau, etc. Vous pourrez également choisir de ne pas remplacer certains paramètres.

Une fois que les modifications ont été appliquées, un résumé s'affichera. Dans mon cas, j'ai changé le domaine de mes utilisateurs.

Vous pourrez réinitialiser le mot de passe d'un ou plusieurs utilisateurs et également supprimer un ou plusieurs utilisateurs en les cochant et en cliquant respectivement sur Réinitialiser le mot de passe utilisateur et Supprimer un utilisateur.

Les contacts ne sont pas des comptes de messagerie internes, ils désignent des personnes d'autres entreprises. Nous allons créer un contact en allant dans Paramètres de services, Exchange Online, Contacts puis en cliquant sur Ajouter un nouveau contact. Remplissez la fiche du contact puis cliquez sur Créer.

Une fois que le contact est créé, vous aurez une confirmation. La liste des contacts est alors mise à jour.

La modification des contacts n'apporte aucun nouveau champ contrairement à la création d'utilisateurs. Il n'est pas possible de modifier plusieurs contacts à la fois.

Dans Exchange Online et contrairement à Exchange, les listes de distribution sont uniquement statiques. Les listes de distribution dynamiques, bien appréciables dans Exchange, ne sont pas disponibles.

L'absence de ces listes dynamiques signifie que vous devrez gérer à la main vos listes de distribution. Nous allons ajouter une liste de distribution en allant dans Paramètrès de service, Exchange Online, Listes de distribution puis en cliquant sur Nouvelle liste de distribution.

La première étape consiste à nommer la liste, lui donner un alias de messagerie et enfin déterminer l'accès de la liste. Si vous souhaitez que la liste soit à usage interne uniquement (pour contacter les personnes d'un service par exemple), ne cochez pas Autoriser les expéditeurs externes. Cochez cette case et des personnes pourront envoyer des emails à votre liste.

Une fois que la liste est créée, il faut ajouter des destinataires. Ces destinataires peuvent être vos utilisateurs, des contacts ou bien d'autres listes de distribution. Sélectionnez vos destinataires et cliquez sur Ajouter. Pour sélectionner une liste ou des contacts, changez la valeur de Type de liste.

Lorsque vous lancez la création de la liste, un résumé s'affichera.

Il vous sera possible de modifier les listes : vous pourrez modifier le nom complet de la liste, son alias de messagerie ainsi que le type de liste en autorisant ou non les expéditeurs externes.

Les membres de liste sont changeables également.

Si vous n'avez plus l'utilité d'une liste, vous pourrez la supprimer en cliquant sur Supprimer la liste de distribution. Seule la liste est supprimée, ses membres continueront d'exister.

La gestion des utilisateurs approuvés et bloqués est une introduction à l'antispam. La gestion de l'antispam est plus complexe que cela et fait l'objet d'une offre dédiée nommée Forefront Online Protection for Exchange. Ici, nous ne gérons que la confiance placée dans les expéditeurs d'emails. Ils sont soit de confiance et tous leurs emails doivent de manière inconditionnelle arriver à destination : ils seront donc approuvés. Ils sont soit reconnus comme étant nuisibles alors ils seront bloqués et tous les emails provenant de l'adresse bloquée seront acheminés dans le dossier Courrier indésirable. Il est possible d'approuver ou de bloquer une adresse email, une adresse IP ou un domaine complet.

Je vais commencer par ajouter un expéditeur approuvé. Il faut aller dans Paramètres du service, Exchange Online, Expéditeurs approuvés puis cliquer sur Nouvel expéditeur approuvé. Entrez l'expéditeur que vous souhaitez approuver puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer les expéditeurs approuvés.

De la même manière que pour l'approbation, vous pouvez ajouter un expéditeur bloqué en allant dans Paramètres du service, Exchange Online, Expéditeurs bloqués puis en cliquant sur Nouvel utilisateur bloqué. Entrez l'expéditeur que vous souhaitez bloquer et cliquez sur Enregistrer.

Il est possible de créer des salles de conférence comme dans Exchange pour la gestion des disponibilités des salles dans le calendrier. En revanche, il n'est pas possible de créer des matériels à réserver comme dans Exchange. Pour créer une salle de conférence, allez dans Paramètres du service, Exchange Online, Salles de conférence puis cliquez sur Nouvelle salle de conférence.

Lorsque vous créez une salle de conférence, celle-ci est placée en attente de création.

Vous devrez attendre que l'état passe de « Toujours en attente » à « Nécessite une action ». Cliquez sur la salle nouvellement créée.

Vous avez la possibilité d'accepter et refuser automatiquement les réservations de votre salle de conférence ou alors de déléguer cette action à une ou plusieurs personnes.

Si vous sélectionnez la réservation automatique, l'assistant se termine. Si vous choisissez la délégation, vous devrez alors choisir vos délégués.

Vous pourrez modifier les informations, paramètres et délégués d'une salle de conférence en cliquant sur Modifier les propriétés de la salle de conférence. Vous ne pourrez pas changer l'alias de messagerie de la salle.

Vous pourrez également supprimer une salle de conférence en sélectionnant la salle à supprimer et en cliquant sur Supprimer la salle de conférence.

Les groupes vont vous permettre d'organiser les comptes d'utilisateurs. Cliquez sur Créer un groupe.

Nommez le groupe, ajoutez une description et enfin ajoutez les membres du groupe en les sélectionnant et en cliquant sur Ajouter ou en double-cliquant dessus. Pour finir, cliquez sur Envoyer.

Vous allez pouvoir attribuer des rôles à vos utilisateurs dans une réunion. Par défaut, deux rôles existent : organisateur et administrateur. Vous pourrez ainsi gérer les paramètres disponibles pour les organisateurs tels que le partage de contrôle, l'enregistrement de la réunion, etc. Cliquez sur Modifier pour changer ces paramètres.

Vous pourrez modifier les différents paramètres de rôle :

• Type de réunion : Organisée et conférence maintenant ou Conférence maintenant uniquement
• Activer le partage de contrôle : Bureau et un programme ou un programme
• Enregistrement sur l'ordinateur du participant : Autoriser les présentateurs et les participants à effectuer des enregistrements ou Autoriser les présentateurs à effectuer des enregistrements
• Activer la vidéo de l'intervenant actuel et de la vision panoramique
• Activer l'audioconférence bidirectionnelle par ordinateur
• Activer la diffusion monodirectionnelle par ordinateur

Vous pourrez appliquer ces paramètres à tous les nouveaux organisateurs ou à tous les organisateurs.

Voyons maintenant les stratégies de réunion : vous pourrez modifier différents paramètres :

• Expiration du contenu
• Restauration du contenu
• Inscription détaillée
• Salle d'attente
• Partage d'application
• Enregistrements
• Documents (types de fichiers autorisés)

Vous pourrez gérer les Stratégies principales de mot de passe et des codes d'accès à la réunion et d'enregistrement. Vous pourrez gérer de manière globale l'activation de l'audioconférence bidirectionnelle, de la diffusion monodirectionnelle et de la vidéo de l'intervenant.

Vos réunions pourraient engendrer du stockage de documents. Vous pourrez gérer le stockage de chaque réunion passée à partir de l'administration. Vous pourrez retrouver une réunion à partir d'une date, d'une taille de stockage ou d'un élément de la réunion. Vous pourrez également restaurer du contenu supprimé dans une limite de 90 jours.

Les préférences du compte utilisateur sont limitées au fuseau horaire.

Vous pourrez gérer les paramètres par défaut de tous les nouveaux utilisateurs : paramètres de l'audioconférence, l'activation de la téléconférence, les informations audio pour les participants et utilisateurs ainsi que l'intégration Outlook.

En tant qu'administrateur, vous pourrez voir les rapports sur les tendances d'une réunion (utilisation serveur), la liste des membres et l'utilisation du service. Vous pourrez également voir les différentes réunions qui ont été organisées.

Vous pouvez planifier une réunion ou alors créer une réunion immédiate. Nous allons voir comment planifier une réunion. Vous pourrez ajouter des participants, sélectionner les présentateurs et spécifier un objet ainsi que l'emplacement de la réunion. Il s'agit de planification donc vous pourrez sélectionner le moment de début et de fin ainsi que le type d'occurrence (unique ou périodique). Vous pourrez sélectionner le type de la réunion (audio bidirectionnel ou unidirectionnel), activer ou non la téléconférence. Enfin, vous pourrez spécifier toutes les options de la réunion : son identifiant, sa langue, son code facturation, sa taille, etc. Vous pourrez aussi activer la salle d'attente, les fonctionnalités supplémentaires comme les codes couleur, le partage, etc.

Le système va envoyer un email à chaque participant et présentateur : vous pouvez personnaliser le message et sélectionner qui enverra cet email (vous ou Live Meeting).

Vous pouvez décider de créer une réunion qui commence immédiatement. Pour cela, ouvrez Live Meeting et cliquez sur Conférence maintenant. Vous pourrez inviter des participants à partir de Live Meeting.

Microsoft a développé un outil basé sur MIIS qui permet de synchroniser un Active Directory local avec un annuaire MOS.

Cet outil, baptisé DirSync, s'installe sur un serveur membre du domaine Active Directory et fait le lien entre les deux annuaires. Ainsi, toutes les trois heures, les mises à jour effectuées sur votre AD local seront reportées sur l'annuaire MOS. Cette synchronisation est unidirectionnelle : seules les modifications faites dans l'AD local seront prises en compte. Si vous modifiez une ou plusieurs propriétés sur l'interface en ligne de MOS, elles seront écrasées lors de la synchronisation suivante.

Il y a plusieurs avantages à installer cette solution :

• vous évitez la double saisie et vous diminuez le risque d'erreurs ;
• si votre AD contient des informations administratives (adresses, téléphones, responsable hiérarchique), elles seront toutes synchronisées et vous aurez accès à des fonctionnalités bien pratiques comme la gestion des équipes ou le transfert d'un mail à son supérieur en un clic ;
• c'est gratuit !

Il y a aussi quelques limitations :

• les mots de passe ne sont pas synchronisés (il semble que ce soit prévu) ;
• vous devez tout de même activer les utilisateurs manuellement.

L'activation se fait en sélectionnant vos utilisateurs synchronisés et en cliquant sur Valider les comptes d'utilisateurs.

DirSync ne demande pas une configuration matérielle particulière. Cependant, il faut prendre en compte les points suivants :

• le serveur sur lequel est installé l'outil ne doit pas être un contrôleur de domaine, mais membre du domaine ;
• l'OS doit être Windows Serveur 2003 SP2 ou Windows server 2008.

L'installation est assez simple et rapide. Une fois l'installateur téléchargé (via la console d'administration dans l'onglet Migration => Synchronisation d'annuaires), il faut l'exécuter et suivre les étapes jusqu'à la configuration.

La configuration de la synchronisation est, elle aussi, très simple et rapide. Seules quelques étapes sont nécessaires.
Lancez l'outil de configuration via le raccourci du bureau puis cliquez sur Next

Entrez les identifiants d'un compte administrateur de l'organisation BPOS.

Entrez les identifiants d'un compte administrateur de votre Active Directory local.

Cliquez sur Next. La configuration commence. DirSync vous demande ensuite si vous souhaitez synchroniser les annuaires immédiatement.

Cliquez sur Finish. Un message d'avertissement vous informe que vous pouvez suivre l'avancement dans le journal d'évènements de votre serveur.

Une fois les utilisateurs synchronisés, ils sont listés dans l'interface d'administration en ligne. Par défaut, ils sont désactivés et une opération manuelle est nécessaire pour les rendre actifs.
Si vous devez supprimer un utilisateur, il faut le faire dans votre Active Directory. Le compte sera automatiquement désactivé lors de la synchronisation suivante.